Tax Compliance und Verfahrensdokumentation

Verschärfte rechtliche Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung und Rechtsprechung, eine immer restriktivere Vorgehensweise der Finanzverwaltung, die voranschreitende Digitalisierung sowie steigende Dokumentationserfordernisse in Bezug auf steuerliche Prozesse stellen die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens vor große Herausforderungen.

Aufzeichnungspflichten

Der Gesetzgeber zeigt regelmäßig, dass er Verstöße gegen die Abgabenordnung in jederlei Hinsicht drastisch sanktioniert, auch wenn diese Fehler unabsichtlich durch Kommunikationslücken und Handhabungsfehler passiert sind. Weder Unwissen noch Rechenfehler schützen vor Strafe. Mitunter eingeleitete Verfahren gründen jedoch nicht nur auf Vorschriften des Steuerstrafrechts und der steuer- und zivilrechtlichen Haftung. Vielmehr stellt auch die Vermeidung des Vorwurfs der Aufsichtspflichtverletzung im Sinne von § 130 OwiG ein zentrales Problemfeld dar.

Tax Compliance

Die korrekte Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten im Unternehmen wird als Teil der allgemeinen Compliance verstanden. Unter Tax Compliance versteht man also, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Ein Tax Compliance Management-System (Tax CMS) als Internes Kontrollsystem (IKS) implementiert individuelle Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung und Einhaltung aller steuerlichen Pflichten.

Das hat einen konkreten Hintergrund: Die Neigung von Betriebsprüfer:innen, mitunter bereits geringfügige Fehler beim umsatzsteuerlichen Handling und der Deklaration an die Straf- und Bußgeldstelle weiterzugeben, erhöht das Risiko, dass Ordnungswidrigkeits- oder gar Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

Die Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen der WWS-Gruppe übernehmen im Rahmen der Implementierung des Tax Compliance Management-Systems die Aufnahme und Analyse des Ist-Zustands, die Organisation von Zuständigkeiten und Funktionsabgrenzungen, die Risikoidentifikation, die Optimierung von Kontrollen, Handlungsanweisungen, die Erstellung individueller Arbeitshilfen, die entsprechende Dokumentation und die Mitarbeiterfortbildung. Ebenfalls übernehmen die Experten die Wirksamkeitsprüfung und die prüferische Begleitung der Implementierung mit einer in erster Linie an Unternehmensorgane adressierten Berichterstattung.

Verfahrensdokumentation

Seit 2014 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro­nischer Form sowie zum Datenzugriff, die GoBD. Erlassen wurden die GoBD durch das Bundesfinanzministerium. Sie sind verpflichtende Richtschnur für alle Unternehmen, bei denen, auf dem Weg der Entstehung eines Geschäftsvorfalls bis hin zur Buchung und im Zusammenhang damit stehend, Datenverarbeitungssysteme zum Einsatz kommen. Dieser Weg muss transparent sein. Dies fordert der Grundsatz der Nachvollzieh­barkeit und Nachprüfbarkeit (GoBD, Punkt 3.1 (§145 Absatz 1 AO, §238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)). Betriebsprüfer des Finanzamtes sind verpflichtet, sich davon zu überzeugen, dass die Grundsätze eingehalten werden.

Die GoBD fordern die Erstellung von Verfahrensdokumentationen explizit ein. Stellen Prüfer fest, dass Verfahrensdokumentationen fehlen, so erhöht dies das Risiko einer Schätzung von Besteuerungsgrundlagen. Generell sind erhebliche Komplikationen bei der Auseinandersetzung mit der Finanzverwaltung zu erwarten, sobald Steuerpflichtige geforderte Daten nicht zur Verfügung stellen können und so ihrer Verpflichtung nach § 146 Abs. 5 Satz 2 AO nicht nachkommen.

Das Vorhalten einer Verfahrensdokumentation senkt das Schätzungsrisiko, reduziert Zeit- und Kostenaufwand, beugt bei Prüfungen verhärteten Fronten vor und erweitert damit den Spielraum. Zugleich eröffnet die Verfahrensdokumentation Möglichkeiten, Schwachstellen zu erkennen und zu beheben und damit gezielt Potenziale im eigenen Unternehmen zu heben. Auf diesem Weg unterstützt die WWS-Gruppe Mandant:innen indem wir Sie bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen begleiten.

Übersicht der Beratungsschwerpunkte

Implementierung Ihres Tax CMS

  • Aufnahme und Analyse des Ist-Zustands
  • Organisation von Zuständigkeiten und Funktionsabgrenzungen
  • Risikoidentifikation
  • Optimierung von Kontrollen
  • Handlungsanweisungen
  • Erstellung individueller Arbeitshilfen
  • Dokumentation
  • Mitarbeiterfortbildung

Prüfung Ihres Tax CMS

Prüfung nach dem vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) herausgegebenen Prüfungsstandard  IDW PS 980

  • Wirksamkeitsprüfung
    (umfassend)
  • Konzeptions-/ Angemessenheitsprüfung
    (prüferische Begleitung der Implementierung mit einer in erster Linie an Unternehmensorgane adressierten Berichterstattung)

Ihre Ansprechpartner

Matthias Gehlen

Matthias Gehlen
Bachelor of Arts
Steuerberater
Tel.: 02166 971-116
E-Mail: mgehlen@wws-mg.de

 

Klaus Meyer-Gehlen

Klaus Meyer-Gehlen
Dipl.-Kfm.
Steuerberater
Tel.: 02166 971-153
E-Mail kmeyer@wws-mg.de