Vorsicht Falle bei Auslandsentsendungen

Expatriates und Steuerrecht. Unternehmen, die Mitarbeiter zu Arbeitseinsätzen ins Ausland schicken, sollten die im Entsendeland geltenden Steuervorgaben genau beachten. Jennifer Telle, Steuerberaterin bei der Kanzlei WWS, mahnt zur Sorgfalt, denn schon kleine Rechenfehler könnten dazu führen, dass der Beschäftigte in Deutschland für das ganze Jahr steuerpflichtig wird.

Immer öfter kommt es vor, dass Unternehmen einen Arbeitneh­mer für ein Jahr oder länger ins Ausland entsenden. Aus steuer­licher Sicht unproblematisch, wenn der deutsche Fiskus mit dem Land, in das der Arbeitneh­mer entsandt wurde, ein Doppel­besteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat, denn diese Vereinbarung verhindert, dass Einkünfte des Arbeitnehmers sowohl im Ausland als auch in Deutschland besteuert werden. Das dürfte entsandte Arbeitnehmer - die sogenannten Expatria­tes - oft freuen, denn in vielen dieser „DBA-Länder”, zu denen üb­rigens alle wichtigen Industrienationen zählen, ist der Steuersatz niedriger als in Deutschland.

Mindestaufenthalt 183 Tage in zwölf Monaten

Grundsätzlich müssen Expatriates dort Lohnsteuer abführen, wo sie ihren Wohnsitz haben. Die Crux: Auch bei Auslandsaufent­halten kann das hiesige Finanzamt davon ausgehen, dass der Wohnsitz nach wie vor in Deutschland liegt. Aus Sicht der Tätigkeitsstaaten wiederum müssen Arbeitnehmer Steuern und Abgaben stets dort leisten, wo sie ihr Einkommen erzielen. Besteht mit einem Einsatzland ein DBA, hat derjenige Staat das Besteuerungsrecht, in dem die berufliche Tätigkeit hauptsäch­lich erfolgt. „Hauptsächlich" heißt in diesem Kontext, dass sich die Auslandsentsandten binnen zwölf Monaten mindestens 183 Tage im Ausland aufhalten müssen. Wobei zusätzlich zu beachten ist, dass manche Länder ihren Steuerberechnungen die Anzahl der Anwesenheitstage zugrunde legen, andere hingegen die Zahl der Tage, die der entsandte Arbeitnehmer in „ihrem” Land gearbei­tet hat. Erreicht ein Arbeitnehmer durch einen Rechenfehler das 183-Tage-Limit im Ausland nicht, wird er für das ganze Jahr in Deutschland steuerpflichtig.

Steuerpflichtiges und steuerfreies Entgelt

Kritisch sind vor allem das Entsende- und das Rückkehrjahr. Da zumeist ein Teil des Entgelts in Deutschland und der andere Teil im Ausland steuerpflichtig ist, muss der Arbeitgeber jedes Jahr den Lohn in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Teil aufteilen. Wie genau die Aufteilung im Lohnsteuerabzugsver­fahren zu erfolgen hat, regelt ein aktuelles Schreiben des Bun­desfinanzministeriums (Az. IV C 5 - S 2369/10/10002), das Steuerfallen zu vermeiden hilft. Bei Entsendungen in ein DBA- Land müssen Arbeitgeber zunächst ermitteln, welche Gehalts­bestandteile sich der Arbeitsleistung im In- oder Ausland zu­ordnen lassen. Dazu gehören etwa Reisekosten, Umzugsver­gütungen oder Auslandszulagen. Alle anderen Zahlungen, wie etwa laufende Vergütungen, Urlaubsgeld oder Prämien, sind auf die Zeiten im In- und Ausland aufzuteilen.

BMF unterstützt bei realistischer Prognose

Berechnungsgrundlage sind die geleisteten Arbeitstage und nicht die Aufenthaltstage. Das Problem: Im Vorhinein lässt sich naturgemäß nicht sagen, wie viele Arbeitstage insgesamt an­fallen. Die Arbeitgeber müssen daher eine möglichst realisti­sche Prognose vornehmen. Laut BMF-Schreiben lässt der Fis­kus vier Prognosemethoden zu: Entweder die Betrachtung der tatsächlichen Arbeitstage im Beschäftigungszeitraum inner­halb eines Kalenderjahres oder im Lohnzahlungszeitraum. Al­ternativ können die vereinbarten Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres oder im Lohnzahlungszeitraum zugrunde ge­legt werden. Dabei müssen sich Personal- oder Lohnbüro im Kalenderjahr auf eine Methode festlegen. Wurde im laufenden Jahr zu wenig Lohnsteuer abgeführt, droht Arbeitnehmern am Jahresende eine saftige Nachzahlung. Firmen sollten deshalb am Ende des Jahres immer eine Überprüfung der Lohnabrech­nung vornehmen. So können sie Abweichungen erkennen und müssen keine bösen Steuer-Überraschungen befürchten.

Beweise sichern und dokumentieren

Eine beweissichere Dokumentation ist in jedem Fall Pflicht. Un­ternehmen müssen bei der Entgeltaufteilung genau belegen können, zu welcher Zeit ein Mitarbeiter seine Arbeit an wel­chem Ort geleistet hat. Nur so lassen sich Vorbehalte der Fi­nanzbehörden zuverlässig ausräumen. Firmen müssen die Vor­gaben im neuen BMF-Schreiben spätestens für Lohnzahlungs­zeiträume nach dem 31. Dezember 2018 anwenden. Sie sollten mit ihrem Steuerberater abklären, ob eine Anwendung vor die­sem Stichtag sinnvoll ist. Personalverantwortliche sollten sich mit den neuen Regelungen frühzeitig vertraut machen und ihre Abläufe in der Lohnabrechnung entsprechend anpassen.

Quelle: Nahdran

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