Vorsicht beim Eingang digitaler Rechnungen

Zehn Jahre aufbewahren - im gesendeten Dateiformat

Immer mehr kleine und mittlere Firmen empfan­gen Rechnungen auf elektronischem Wege. Digi­tale Rechnungen bieten Vorteile für alle Beteilig­ten. Man spart Kosten für Porto und beschleunigt die Zustellung. „Doch der Empfang elektroni­scher Abrechnungsdokumente birgt einige steu­erliche Fallstricke", warnt Torsten Lambertz, Steuerberater bei der Wirtschaftskanzlei WWS.

Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Kriterien erfüllen wie Papier­rechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Daher sollten Unternehmen den für die Rechnungsprüfung ver­antwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und in­haltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren au­tomatisch gewährleisten. Andernfalls müssen Un­ternehmen dies mit firmenindividuellen Kontrollverfahren prüfen.

Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rech­nungen erhöhte Aufmerksamkeit. „Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die an­schließende Belegablage reichen aus Sicht der Fi­nanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus", betont WWS-Steuerberater Lambertz. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jeder­zeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde, und das zehn ]ahre lang. Manche Rechnungsstel­ler versenden Abrechnungen per E-Mail oder die E-Mail enthält steuerrelevante Daten wie einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungs­empfänger nicht nur die digitale Rechnung, son­dern auch die E-Mail mit Anhängen und Ver­knüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungs­widrigkeit.

Auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen machen die Finanzbehörden stren­ge Vorgaben. Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Unternehmen müs­sen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Unternehmen müssen jedoch elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einver­ständnis des Empfängers einholen.

Doch Vorsicht: „Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Ge­schäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt", sagt WWS- Berater Lambertz. „Solange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist, sollten Unternehmen sicherheitshalber auf Pa­pierrechnungen bestehen."

Quelle: Bauernzeitung

 

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Torsten Lambertz

Geschäftsführer,
Diplom-Kaufmann (FH),
Wirtschaftsprüfer,
Steuerberater

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Beruflicher Werdegang

1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

Torsten Lambertz
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