Umgang mit digitalen Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden in der Wirtschaft zur Selbstverständlichkeit. Neben dem Aussteller einer Rechnung müssen auch die Rechnungsempfänger strenge Regeln einhalten. Der Beitrag zeigt häufige Fehler und wie man sie vermeidet.

Immer mehr kleine und mittlere Betriebe empfangen Rechnungen auf elektronischem Wege. Während Rech­nungsaussteller vor Start des so genannten „E-Invoicing“ eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil imvermittelt ins Haus. Unternehmen sollten jetzt die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuemachzahlungen oder Bußgelder.

Kontrolle

Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten keinesfalls unterschätzen. Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die glei­chen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Pa­pierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Daher sollten Un­ternehmen den für die Rechnungsprüfung verantwort­lichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermitt­lung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren automatisch gewährleisten. Andernfalls müssen Un­ternehmen dies mit firmenindividuellen Kontrollverfahren prüfen.

Archivierung

Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Ar­chivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerk­samkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grund­sätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Softwarepro­gramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren Vorhalten. Andernfalls kann es spätes­tens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschun­gen kommen. Viele Rechnungssteller versenden Ab­rechnungen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren.

Bearbeitung

Das Anbringen von Informationen wie Buchungsver­merken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands ha­ben. Unternehmen müssen alle elektronischen Bear­beitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichem. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers ein­holen. So lange die Einhaltung aller steuerlichen Vor­gaben nicht gewährleistet ist, sollten Unternehmen sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen.

Vorteile

Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vortei­le für alle Beteiligten. Rechnungsteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität aus­wirkt. Rechnungsempfänger müssen eingehende di­gitale Rechnungen nicht einscannen und können Be­lege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungsaustausch sollten jetzt prü­fen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing sys­tematisch anzugehen und dann frühzeitig mit ihrem steuerlichen Berater klären, welche Verfahrensweisen sinnvoll und praktikabel sind.

Quelle: Bauhandwerk

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Torsten Lambertz

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Beruflicher Werdegang

1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

Torsten Lambertz
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