Steuerbonus für den Betriebsausflug

Viele Unternehmen stärken mit einem Betriebsausflug den Zu­sammenhalt unter den Mitarbei­tern. Es kann sich lohnen, die Reise mit einem Fortbildungsprogramm zu ver­knüpfen. Allerdings ist bei der Planung und Durchführung einiges zu beachten.

Mit einem Betriebsfest wollen Unter­nehmen Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Betriebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungsprogramm, möglicherweise auch mit Übernachtung. Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstal­tungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Firmen pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto Steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausgeschöpft. Unternehmen können den Betriebsausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinie­ren, sagt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. So können Fir­men die steuerlichen Abzugsmöglich­keiten erweitern.

Weitreichende Konsequenzen

Neue gesetzliche Vorgaben schränken den bisherigen Spielraum ein. Seit An­fang 2015 wird der Steuer- und abgabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher. Durch das Zollkodex- Anpassungsgesetz wird aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbei­ter ein Freibetrag. Mit der begrifflichen Änderung gehen weitreichende Konse­quenzen einher. Nunmehr gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als Steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn.

Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11) fortan alle Aufwendun­gen auf die Teilnehmer umgelegt wer­den. Dazu zählen etwa die Kosten für den äußeren Rahmen wie die Saalmiete und das Honorar für den Veranstalter. Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa Lohnkosten für die Eventorgani­sation in Eigenregie. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Ge­samtkosten dem Arbeitnehmer zuzu­rechnen ist.

Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewinnen an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine be­trieblich notwendige Fortbildung zu er­gänzen. In Frage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompe tenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT- Kurse oder Maß­nahmen zur Teamentwicklung sein. Steuerlich handelt es sich dabei um so genannte „gemisch­te Veranstaltun­gen." Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Be­triebsveranstaltung innerhalb des er­laubten Freibetrags.

Gemischte Veranstaltungen wecken naturgemäß schnell das Misstrauen der Finanzbehörden. Unternehmen sollten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den betrieblichen Nutzen ausführlich erläutern. Unternehmen sollten die Kosten für die Betriebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentieren und möglichst eindeu­tig zuordnen. Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die ein­zelnen Veranstaltungskomponenten ge­währleisten. Lassen sich Aufwendungen wie etwa Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, können Firmen sie auf die einzelnen Parts aufteilen. Maßgeblich ist dabei laut Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az. GrS 1/06) der je­weilige Zeitanteil der einzelnen Pro­grammpunkte.

Vorsicht ist geboten

Doch Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebsausflüge, die allen Mit­arbeitern offen stehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen ei­nen Ausflug durchführen. Veranstaltun­gen für einen eingeschränkten Teilneh­merkreis dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht bevorzugen. Ansons­ten gelten sie nicht als Betriebsveran­staltung im steuerlichen Sinne. Für alle Aufwendungen werden dann Steuern und Sozialabgaben fällig.

Unternehmen sollten die Gestaltungsoptionen für Betriebsausflüge mit ihrem steuerlichen Berater durchsprechen. Ar­beit und Vergnügen lassen sich kombi­nieren, sollten aber strikt getrennt werden. So realisieren Unternehmen einen gelungenen Betriebsausflug ohne steuerliche Überraschungen.

Quelle: Taspo

Korrespondenz mit:

Torsten Lambertz

Geschäftsführer,
Diplom-Kaufmann (FH),
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Steuerberater

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Beruflicher Werdegang

1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

Torsten Lambertz
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