06.2018

Tax Compliance: Sicher durch den Steuerdschungel

Steuerliche Fehler werden immer strenger verfolgt. Schutz bietet ein innerbetriebliches Kontrollsystem, das die Einhaltung steuerlicher Vorgaben überwacht. Auch Mittelständler sollten sich mit der Thematik befassen.

Gesetze. Urteile. Vorschriften: Ständig wechselnde Vorgaben machen es Firmen schwer, in Steuerangelegenheiten auf dem Laufenden zu bleiben. Leicht schleichen sich Fehler ein, die steuerliche Auflagen verletzen. Mit ausgefeilten Prüfverfah­ren werden Fehltritte immer öfter entdeckt und zudem im­mer häufiger an die Straf- und Bußgeldstelle weitergeleitet. Der Grund: Betriebsprüfer machen sich selbst strafbar, wenn sie im Verdachtsfall nicht die Steuerfahndung etnschalten. Schnell interpretieren Finanzämter Fehler als vorsätzliche Steuerhinterziehung. Die möglichen Folgen reichen von ho­hen Nachzahlungen und Bußgeldern bis hin zu langwierigen Strafverfahren mit ungewissem Ausgang.

Für Unternehmen steigt der Handlungsdruck. Immer mehr Firmen minimieren die steuerlichen Risiken mit Hilfe eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS). Dabei han­delt es sich um eine Art Leitfaden, der dazu dient, alle steu­errelevanten Prozesse zu optimieren und zu überwachen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es passieren weniger Fehler und die Arbeitseffizienz wird optimiert. Doch damit nicht ge­nug. Ein Tax CMS schützt Entscheidungsträger in vielen Fällen vor der persönlichen Haftung. Denn das Management haf­tet persönlich für Fehler von Mitarbeitern. Laut einem Erlass des Bundesfinanzministeriums kann ein innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz dafür gelten, dass kein bedingter Vorsatz für eine Steuerhinterziehung vorliegt (Az. IV A 3 - S 0324/15/10001). Auch wenn ein Tax-CMS nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird es auch für mittelständische Firmen zunehmend dringlicher, ein Kontrollsystem einzuführen. Für Mittelständler ist daher nicht die Frage, ob ein Tax CMS Sinn macht, sondern in welchem Umfang.

Steuerliche Risiken lauern in vielen Bereichen und sind von Firma zu Firma unterschiedlich. Maßgeblich sind einerseits externe Rahmenbedingungen wie etwa Branchenzugehörig­keit oder der Aktionsradius im In- und Ausland. Andererseits spielen interne Faktoren wie Unternehmensgröße und -Struk­tur ebenfalls eine wichtige Rolle. Das Fehlerrisiko wächst, wenn die Aktivitäten mehrerer Abteilungen und Zuständig­keiten ineinandergreifen und zudem eine Vielzahl von Pro­zessen automatisiert abläuft. Besonders fehlerträchtig sind die Bereiche Umsatz- und Lohnsteuer. Ein steuerliches Kon­trollsystem kann hier einen Großteil der steuerlichen Risiken minimieren. Schon mit begrenzten Maßnahmen kann man viel erreichen. Bei der konkreten Ausgestaltung eines internen Kontrollsystems haben Unternehmen freie Hand, da der Fis­kus hierzu keine Vorgaben macht.

Wie gehen Firmen am besten vor? Grundlage ist immer eine eingehende Analyse des Ist-Zustands mit dem steuerlichen Berater. Zunächst werden alle relevanten Abläufe und Zustän­digkeiten beleuchtet und in einem Dokument erfasst. Dann erfolgt eine systematische Risikoanalyse, die alle steuerlichen Fallstricke identifiziert und gewichtet. Darauf aufbauend wer­den Prozessabläufe entwickelt und schriftlich niedergelegt, die mögliche steuerliche Gefahren erkennen und ausräumen helfen. Ergebnis ist in der Regel ein Tax-Compliance-Leitfaden, der alle Erkenntnisse und Maßnahmen zusammenfasst und klare Verhaltensregeln vorgibt.

Tax Compliance steht und fällt damit, wie es in der Praxis gelebt wird. Unternehmen sollten sicherstellen, dass betrof­fene Mitarbeiter das Kontrollsystem kennen und alle Vor­sichtsmaßnahmen beherzigen. Hilfreich sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Risiken sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln. Zudem sollten Firmen jähr­lich prüfen, ob ihr Tax CMS den aktuellen Anforderungen genügt und gegebenenfalls nachjustieren. Ziel sollte neben optimierten Abläufen immer sein, dass Mitarbeiter im Finanz - und Rechnungswesen ein geschärftes Bewusstsein für steuer­liche Stolperfallen entwickeln und mit Weitblick agieren.

Quelle: Lohn+Gehalt

Korrespondenz mit:

Dr. Stephanie Thomas

Dr. Stephanie Thomas

Managing director,
lawyer,
tax consultant,
specialist solicitor for tax law

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