Reise als Fortbildungsprogramm - Steuerbonus für den Betreibsausflug

Mit einem Betriebsfest wollen Unternehmen Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Be­triebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungspro­gramm, möglicherweise auch mit Übernachtung. Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Firmen pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto Steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben.

Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausgeschöpft. Unternehmen können den Betriebs­ausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren, sagt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönohengladbach. So können Firmen die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern.

Neue gesetzliche Vorgaben schränken den bisherigen Spielraum ein. „Seit Anfang 2015 wird der Steuer- und ab­gabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher“, betont Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der WWS. Durch das Zollkodex-Anpassungsgesetz wird aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter ein Freibetrag.

Mit der begrifflichen Änderung gehen weitreichende Kon­sequenzen einher. Nunmehr gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als Steuer- und sozialabgabenpflich­tiger Arbeitslohn. Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11) fortan alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden. Dazu zählen etwa die Kosten für den äußeren Rahmen wie die Saalmiete und das Honorar für den Veranstalter.

Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa Lohnkosten für die Eventorganisation in Eigenregie. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzu­rechnen ist.

Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewin­nen an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine be­trieblich notwendige Fortbildung zu ergänzen. Infrage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT-Kurse oder Maßnahmen zur Teamentwicklung sein.

Steuerlich handelt es sich dabei um sogenannte „ge­mischte Veranstaltungen“. Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebs­veranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrags.

Gemischte Veranstaltungen wecken naturgemäß schnell das Misstrauen der Finanzbehörden. Firmen sollten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den be­trieblichen Nutzen ausführlich erläutern.

„Unternehmen sollten die Kosten für die Betriebs­veranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentie­ren und möglichst eindeutig zuordnen“, rät WWS-Experte Lambertz. „Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die einzelnen Veranstaltungskomponen­ten gewährleisten.“

Lassen sich Aufwendungen wie etwa Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zu­ordnen, können Firmen sie auf die einzelnen Parts auftei­len. Maßgeblich ist dabei laut Grundsatzurteil des Bun­desfinanzhofs (Az. GrS 1 /06) der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Programmpunkte.

Praxistipp

Doch Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebs­ausflüge, die allen Mitarbeitern offenstehen. Nur in Aus­nahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen einen Ausflug durchführen. „Ver­anstaltungen für einen eingeschränkten Teilnehmerkreis dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht bevorzu­gen“, betont WWS-Experte Lambertz. „Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne." Für alle Aufwendungen werden dann Steuern und Sozial­abgaben fällig.

Fazit

Unternehmen sollten die Gestaltungsoptionen für Betriebs­ausflüge mit ihrem steuerlichen Berater durchsprechen. Arbeit und Vergnügen lassen sich kombinieren, sollten aber strikt getrennt werden. So realisieren Unternehmen einen gelungenen Betriebsausflug ohne steuerliche Über­raschungen.

Quelle: Getränkeindustrie

Korrespondenz mit:

Torsten Lambertz

Geschäftsführer,
Diplom-Kaufmann (FH),
Wirtschaftsprüfer,
Steuerberater

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Beruflicher Werdegang

1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

Torsten Lambertz
Geschäftsführer, Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater