Mit Tax Compliance auf Nummer sicher

Steuerliche Fehler werden immer strenger verfolgt. Schutz bietet ein innerbetriebliches Kontrollsystem, das die Einhaltung steuerlicher Vorgaben überwacht. Auch Mittelständler sollten sich mit der Thematik befassen.

Gesetze, Urteile, Vorschriften: Ständig wechselnde Vor­gaben machen es Firmen schwer, in Steuerangelegenhei­ten auf dem Laufenden zu bleiben. Leicht schleichen sich Fehler ein, die steuerliche Auflagen verletzen. Mit ausge­feilten Prüfverfahren werden Fehltritte immer öfter ent­deckt und zudem immer häufiger an die Straf- und Buß­geldstelle weitergeleitet. Der Grund: Betriebsprüfer ma­chen sich selbst strafbar, wenn sie im Verdachtsfall nicht die Steuerfahndung einschalten. Schnell interpretieren Finanzämter Fehler als vorsätzliche Steuerhinterziehung. Die möglichen Folgen reichen von hohen Nachzahlungen und Bußgeldern bis hin zu langwierigen Strafverfahren mit ungewissem Ausgang.

Für Unternehmen steigt der Handlungsdruck. Immer mehr Firmen minimieren die steuerlichen Risiken mithilfe eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS). Dabei handelt es sich um eine Art Leitfaden, der dazu dient, alle steuerrelevanten Prozesse zu optimieren und zu über­wachen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es passieren weniger Fehler und die Arbeitseffizienz wird optimiert. Doch damit nicht genug. Ein Tax CMS schützt Entschei­dungsträger in vielen Fällen vor der persönlichen Haftung. Denn das Management haftet persönlich für Fehler von Mitarbeitern.

Laut einem aktuellen Erlass des Bundesfinanzministe­riums kann ein innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz dafür gelten, dass kein bedingter Vorsatz für eine Steuer­hinterziehung vorliegt (Az. IV A 3 - S 0324/15/10001). Auch wenn ein Tax-CMS nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird es auch für mlttelständlsche Firmen zunehmend dringlicher, ein Kontrollsystem einzuführen. Für Mittel­ständler ist daher nicht die Frage, ob ein Tax CMS Sinn macht, sondern in welchem Umfang.

Steuerliches Kontrollsystem minimiert Risiken

Steuerliche Risiken lauern in vielen Bereichen und sind von Firma zu Firma unterschiedlich. Maßgeblich sind einerseits externe Rahmenbedingungen wie etwa Bran­chenzugehörigkeit oder der Aktionsradius im In- und Aus­land. Andererseits spielen interne Faktoren wie Unterneh­mensgröße und -Struktur ebenfalls eine wichtige Rolle. Das Fehlerrisiko wächst, wenn die Aktivitäten mehrerer Abteilungen und Zuständigkeiten Ineinandergreifen und zudem eine Vielzahl von Prozessen automatisiert abläuft. Besonders fehlerträchtig sind die Bereiche Umsatz- und Lohnsteuer.

Ein steuerliches Kontrollsystem kann hier einen Großteil der steuerlichen Risiken minimieren. Schon mit begrenz­ten Maßnahmen kann man viel erreichen. Bei der konkreten Ausgestaltung eines internen Kontrollsystems haben Unternehmen freie Hand, da der Fiskus hierzu keine Vor­gaben macht.

Wie gehen Firmen am besten vor? Grundlage ist immer eine eingehende Analyse des Ist-Zustands mit dem steu­erlichen Berater. Zunächst werden alle relevanten Abläufe und Zuständigkeiten beleuchtet und in einem Dokument erfasst. Dann erfolgt eine systematische Risikoanalyse, die alle steuerlichen Fallstricke identifiziert und gewichtet. Darauf aufbauend werden Prozessabläufe entwickelt und schriftlich niedergelegt, die mögliche steuerliche Gefahren erkennen und ausräumen helfen. Ergebnis ist in der Regel ein Tax Compliance-Leitfaden, der alle Erkenntnisse und Maßnahmen zusammenfasst und klare Verhaltensregeln vorgibt.

Tax Compliance steht und fällt damit, wie es in der Praxis gelebt wird. Unternehmen sollten sicherstellen, dass be­troffene Mitarbeiter das Kontrollsystem kennen und alle Vorsichtsmaßnahmen beherzigen. Hilfreich sind regel­mäßige Schulungen, die für steuerliche Risiken sensibi­lisieren und Handlungssicherheit vermitteln. Zudem soll­ten Firmen jährlich prüfen, ob ihr Tax CMS den aktuellen Anforderungen genügt und gegebenenfalls nachjustieren. Ziel sollte neben optimierten Abläufen immer sein, dass Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen ein ge­schärftes Bewusstsein für steuerliche Stolperfallen entwi­ckeln und mit Weitblick agieren.

Quelle: Getränkeindustrie

Korrespondenz mit:

Dr. Stephanie Thomas

Managing director,
lawyer,
tax consultant,
specialist solicitor for tax law

Contact

Tel.: 0049 2166 971-130
sthomas@wws-mg.de