GoBD: Erleichterung, aber keine Entwarnung für Unternehmen

Mit der GoBD werden die Anforderungen, denen Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen genügen müssen, auf die hierbei eingesetzten EDV-System ausgedehnt. Jetzt gibt es Entschärfungen für Unternehmen – was aber nicht bedeutet, dass das Thema für Unternehmer im Gastgewerbe jetzt aus der Welt wäre.

Sämtliche gastgewerbliche Unternehmer kennen die weitreichenden gesetzlichen Herausforderungen, denen sie sich vor allem aus steuerlicher Perspektive stellen müssen. Ein Stichwort ist GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit der GoBD werden die Anforderungen, denen Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen genügen müssen, auf die hierbei eingesetzten EDV-Systeme ausgedehnt und nur unter Einhaltung dieser Vorgaben wird ein Geschäftsvorfall als ordnungsgemäß eingestuft.

Die Basis geht auf das Jahr 2010 zurück. Damals wurden mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums die Anforderungen an die elektronische Kassenführung definiert: Es müssen seither sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. Die Daten müssen damit mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein, ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummen-Bons (Z-Bons) auf Papier ist nicht ausreichend. Kassensysteme, die nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff entsprachen, mussten Ende 2016 abgeschaltet werden.

In der Praxis bedeutet das spätestens seit Anfang 2017: Kann ein Betriebsprüfer die Daten der Kassen nicht wie im Gesetz gefordert auslesen, kann das Finanzamt allein aufgrund dieses „formellen“ Fehlers nach Ermessen Umsätze hinzu schätzen, auch wenn tatsächlich kein „materieller“ Fehler vorliegt. Dies führt letztendlich zu Steuernachzahlungen bei der Umsatzsteuer und Einkommen- oder Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer.

Jetzt hat die Finanzverwaltung geänderte „Grundsätze“ (Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/1003:001)) veröffentlicht und ergänzende Hinweise zur Datenträgerüberlassung gegeben. Diese gelten seit Anfang des Jahres und lösen die ursprünglichen Regeln ab, die 2014 eingeführt wurden. Für Steuerpflichtige ergeben sich – erstaunlicherweise – durch die GoBD-Überarbeitung fast ausschließlich Verbesserungen und Klarstellungen.

Beispielsweise kann jetzt auf die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles verzichtet werden, wenn es nachweislich technisch, betriebswirtschaftlich und/oder praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das gilt insbesondere beim Führen einer sogenannten „offenen Ladenkasse“. Wird ein elektronisches System verwendet, gilt stets die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

Durch den neuen, einheitlichen Begriff „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen („Abfotografieren“). Aufzubewahren ist der buchungsbegründende Beleg. Dies kann auch das tatsächlich weiterverarbeitete, digitale Format sein. Wesentlich ist, dass der vollständige Dateninhalt gespeichert ist und das Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt.

Ebenso können Unternehmer im Gastgewerbe nun selbst entscheiden, welches Speichermedium sie für die Datenaufbewahrung nutzen wollen. Nun sind auch sogenannte Cloud-Systeme regelkonform. Wichtig ist es aber, auf den Standort des Servers zu achten. Liegt dieser im Ausland, muss ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden – und zwar bei jeder möglichen Standortveränderung. Um Problemen vorzubeugen, ist es angeraten sich durch Vertragsklauseln über den Serverstandort abzusichern. Zudem darf die Speicherung in einer Cloud aus Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen darf, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.

Trotz der Entschärfung bestimmter Richtlinien bedeutet das nicht, dass Hoteliers, Gastronomen und MICE-Unternehmer die GoBD auf die leichte Schulter nehmen sollten. Die Vorschriften bleiben komplex, die Nichteinhaltung der GoBD mit einer ganzen Reihe von unter Umständen gravierenden Sanktionen verbunden. GoBD-versierte Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind dafür die richtigen Ansprechpartner und können auch bei sehr schwierigen Fällen für professionelle Strukturen sorgen.