Die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Das bedeutet: Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung. Das gilt natürlich auch für Vermögensverwalter und Finanzberater.
Viele Unternehmer treibt der Gedanke an eine Betriebsprüfung den Angstschweiß auf die Stirn. Sie sorgen sich vor Steuernachzahlungen und Zuschätzungen. Aber dabei ist die Erfüllung der ertrags- und umsatzsteuerlichen Pflichten nicht das einzige, das die Finanzverwaltung überprüft. Es wird regelmäßig auch festgestellt, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben, also ob diese vollständig, lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Das Problem: Während die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die GoBD im Allgemeinen den allermeisten Unternehmern und Finanzverantwortlichen als Basis und fester Bestandteil des alltäglichen Umgangs mit kaufmännischen und steuerlichen Pflichten vertraut sind, gilt das umso weniger für die sogenannte Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Die Praxis zeigt, dass die meisten Verantwortlichen dabei passen müssen. Doch die Verfahrensdokumentation ist ein ganz wesentlicher Punkt bei der Einhaltung der GoBD. Auch Vermögensverwalter und Finanzberater können sich dem nicht entziehen. Als Unternehmer und Geschäftsleiter sind sie jederzeit gefragt, allen behördlichen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und sich keine Verfehlungen vorwerfen zu lassen.
Belege vor Verlust und Verfälschung schützen
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind, und gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Um die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der kompletten Buchführung des Unternehmens sicherzustellen, muss die Verfahrensdokumentation alle technischen und organisatorischen Prozesse abbilden. Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall urschriftlich beziehungsweise als Kopie der Urschrift zu belegen. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden und wie diese beispielsweise gegen Verlust und Verfälschung geschützt werden.
Die Kernaufgabe für Vermögensverwalter und Finanzberater lautet, keinen Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung aufkommen zu lassen. Die Verfahrensdokumentation ist kein „nice to have“, sondern verpflichtendes Element, das auch bei einer Betriebsprüfung geprüft wird. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung
Die Folge: Fehlt eine solche Verfahrensdokumentation nach den gesetzlichen Vorschriften, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen und dann zum Mittel der Zuschätzung greifen. Der Prüfer kann also bei einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation im Zweifel die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erschüttern, indem er genügend formelle Mängel aufdeckt. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation stellt allein keinen formellen Mangel dar, wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung auch ohne Verfahrensdokumentation gewährleistet sind. Dennoch legt die Finanzverwaltung Wert auf eine regelkonforme Verfahrensdokumentation. Dies sollten Verantwortliche in Unternehmen jederzeit beachten und daher die Verfahrensdokumentation nicht nur beiläufig behandeln. Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist damit ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung.
Nur konsequente Weiterentwicklung erfüllt Vorgaben des Gesetzgebers
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Der wichtigste Aspekt der Verfahrensdokumentation ist dabei der eigentliche Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Dabei müssen Unternehmen dokumentieren, welche IT-Systeme zum Einsatz kommen, welche Maßnahmen getroffen wurden, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen und um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren, und welche firmeninternen Kontrollen es gibt, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden.
Dabei gilt die Regel: Sobald sich das Verfahren zum Erfassen und Bearbeiten der Belege verändert und/oder es zu Änderungen des IT-Systems kommt, muss dies in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar sein, und überhaupt muss die in der Verfahrensdokumentation dargelegte Vorgehensweise dem in der Praxis gelebten Verfahren eines Unternehmens vollständig entsprechen. Will heißen: Die Verfahrensdokumentation ist kein statisches Gebilde, muss genau auf die spezifischen Anforderungen von Unternehmen in ihrem jeweiligen Branchenumfeld angepasst und kontinuierlich beobachtet werden, um jederzeit aktuell zu sein. Die einmalige Einrichtung ohne konsequente Weiterentwicklung erfüllt nicht die Vorgaben des Gesetzgebers.
Für Vermögensverwalter und Finanzberater ist es also unabdingbar, individuelle Strukturen in der Verfahrensdokumentation zu entwickeln und konsequent umzusetzen. Sie können die Regelungen nicht umgehen, wollen sie sich keinen schwerwiegenden Verstößen im Umgang mit ihren steuerlichen Pflichten aussetzen.
Quelle: finanzwelt
Korrespondenz mit:
Sebastian Loosen
Geschäftsführer
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Sebastian Loosen
Geschäftsführer, Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
