Ab 1. Januar 2025 muss sichergestellt werden, dass elektronische B2B-Rechnungen empfangen und der strukturierte Datensatz entsprechend verarbeitet werden kann. Die eigentliche Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnungen erfolgt ab 2027.
Es ist eine wesentliche Neuerung für Unternehmen und selbstständig Tätige: Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend! Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen und sollen dabei helfen, die Digitalisierung voranzutreiben, die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu erhöhen und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Ab 1. Januar 2025 wird daher nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
„Eine elektronische Rechnung, die sogenannte E-Rechnung, ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Rechnung im PDF-Format, wie viele Unternehmen sie üblicherweise versenden, erfüllt diese Voraussetzung nicht“, sagt Stefan Rattay, Steuerberater, Fachberater für internationales Steuerrecht und Partner der multidisziplinären Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz & Partner. Die WWS-Gruppe hat unter www.wws-gruppe.de/de/leistungen/steuerberatung/beratung-in-steuersachen/e-rechnungen/ eine Informationsseite für Steuerpflichtige über die E-Rechnung eingerichtet.
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Formate wie „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ in DATEV-Anwendungen, wie viele Kanzleien sie einsetzen, erfüllen bereits diese Norm. Abweichend vom Regierungsentwurf im Wachstumschancengesetz kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen.
Zumindest eine Entlastung wurde bei der E-Rechnungspflicht geschaffen: Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Aber dies ist unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Bis 31. Dezember 2027 sind auch Rechnungen im EDI-Format weiter zulässig. Unter EDI-Rechnung versteht man den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern unter Verwendung standardisierter elektronischer Dateiformate. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Stefan Rattay betont: „Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, wären nach derzeitigem Stand beispielsweise auch Vermieter betroffen, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bisher konnte in diesen Fällen der Mietvertrag in Verbindung mit dem Zahlungsbeleg als Rechnung genutzt werden. Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen jedoch viele Rechnungen über steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über Fahrausweise.“
Auch wenn das zunächst lästig klingt, sieht der Steuerexperte zahlreiche Vorteile der neuen Verpflichtungen. Unternehmen können zum Beispiel Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck-, Papier-, Briefumschläge- und Portokosten und eine Zeitersparnis durch schnellere Bearbeitung und frühzeitigen Zahlungseingang erreichen. Ebenso stehen die Reduktion von Eingabefehlern und vereinfachte Archivierung, die Verbesserung der Qualität der Buchführung und mehr Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch im Fokus. Zuletzt führt die E-Rechnung auch zur Beschleunigung der Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen, und Belege sind jederzeit über die Cloud verfügbar ohne sie vorab scannen zu müssen. „Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Umstellung auf E-Rechnungen beschäftigen und die notwendigen technischen Voraussetzungen schaffen. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert Zeit und Know-how. Zu den Maßnahmen gehören geeignete Softwarelösungen und Systeme zur revisionssicheren Speicherung der digitalen Belege“, betont Stefan Rattay.
Quelle: PT-Magazin
Korrespondenz mit:
Stefan Rattay
Geschäftsführer,
Diplom-Finanzwirt (FH),
Steuerberater,
Fachberater für internationales Steuerrecht
Beruflicher Werdegang
2003-2006 |
Studium an der Fachhochschulde für Finanzen NRW Abschluss Diplom-Finanzwirt (FH) |
2006 |
Finanzamt Düsseldorf-Nord Sachbearbeiter Veranlagungsbezirk Körperschaften |
2006-2011 |
Finanzamt Aachen-Kreis Sachbearbeiter Veranlagungsbezirk Unternehmer, Körperschaften, Personengesellschaften, Vereine |
2010 |
Prüfung zum Steuerberater
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2014 |
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