10.2019
Buchhaltung richtig digitalisieren
Mit der papierlosen Buchführung können Firmen Ihre Prozesse im Rechnungswesen optimieren und langfristig Kosten sparen. Wer das Thema jetzt angehen will, sollte sich sorgfältig vorbereiten und eine neue Verwaltungsvorschrift kennen.
Die Digitalisierungswelle erfasst zunehmend auch die Buchhaltung im Mittelstand. Die Gründe sind vielfältig: Unternehmen können Abläufe im Rechnungswesen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten. Zudem erhöht das Marktumfeld langsam, aber sicher den Handlungsdruck. Zwar haben viele Unternehmen bislang nicht auf digitale Rechnungstellung umgestellt, jedoch erhält mittlerweile jede Firma elektronische Abrechnungen von Dienstleistern oder Geschäftspartnern, Tendenz steigend. Wer sich mit dem Gedanken einer Digitalisierung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und die wichtigsten Fehlerquellen im Blick haben. Nur so können Verantwortliche gewährleisten, dass das neue System effizient arbeitet und böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung ausbleiben.
Effizienter, einfacher und schneller
Eine digitalisierte Buchhaltung bringt Unternehmen gleich mehrere Vorteile. Alle relevanten Daten lassen sich wesentlich effizienter erfassen, verarbeiten, ausweiten und archivieren. Abläufe wie Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller vonstatten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Der technologische Fortschritt bietet Firmen, die noch analog unterwegs sind, zusätzliche Anreize für einen Wechsel. Cloudbasierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitaliserung zu vergleichsweise moderaten Kosten. Denn Firmen müssen Buchhaltungs-Software, Server und Backup-Medien gar nicht erst an schaffen. Damit wird die digitalisierte Buchführung auch für kleinere Unternehmen eine Option.
Neue Verwaltungsvorschrift des BMF
Den Weg dazu könnte bald eine neue Verwaltungsvorschrift ebnen: Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte im Juli eine Neuauflage der "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten Zugriff" (GoBD) veröffentlicht. Sie wurde zwar zwischenzeitlich zurückgezogen, weil weiterer Abstimmungsbedarf besteht. Doch ein zeitgemäßes Update ist weiter geplant. Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherhat bei der digitalen Buchführung sorgen und erlauben neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem auch eine einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera, sofern die übrigen Anforderungen des BMF-Schreibens erfüllt werden. Im Vorfeld einer Umstellung sollten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben.
Sind etwa Originalbelege nicht mehr vor vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zuschätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden.
Ein Umstieg auf digitale Buchführung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wie viel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Diensdleister notwendig ist, und die entsprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollten Unternehmen in kleinen Schritten nacheinander vornehmen, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren.
Passende Software ist wichtig
Der Schlüssel für eine digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen sollten darauf achten, dass die Buchhaltungs-Software nicht über- oder unterdimensoniert ist. Entscheidend ist eine fehlerfreie Integration aller Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierung- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenübernahme ohne Informationsverluste. Auch die Vorsysteme müssen konform sein mit den neuen Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung. Das bedeutet etwa, das sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen. Wichtig sind umfassende Testläufe, um das fehlerfreie Funktionieren der Schnittstellen und das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess laufend aufwendige manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die gewünschten Effizienzgewinne bleiben dann womöglich auf der Strecke.
Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungspersonals. Alte Verfahrensweisen muss es aufgeben und neue Fertigkeiten lernen. Es genügt nicht, dass Buchhalter die neuen Programme beherrschen. Chefs sollten sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter mit den neuen GoBD vertraut sind und und die Risiken kennen. Sinnvoll sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln.
Quelle: Verkehrsrundschau
Korrespondenz mit:
Diplom-Finanzwirt (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
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