Buchhaltung digitalisieren, aber richtig!

Mit der papierlosen Buchführung können Firmen ihre Prozesse im Rechnungswesen optimieren und langfristig Kosten sparen. Wer das Thema jetzt angehen will sollte sich sorgfältig vorbereiten und eine neue Verwaltungsvorschrift kennen, wie Marco Schmedt, Wirt­schaftsprüfer und Steuerberater sowie geschäftsführender Partner der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal, betont.

Die Digitalisierung erfasst auch die Buchhaltung im Mittelstand. Unternehmen kön­nen Abläufe im Rechnungswe­sen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten. Zwar haben viele Unternehmen bislang nicht auf digitale Rech­nungsstellung umgestellt, je­doch erhält mittlerweile jede Fir­ma elektronische Abrechnungen von Dienstleistern oder Ge­schäftspartnern. Wer sich mit dem Gedanken einer Digitalisie­rung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und Fehler­quellen im Blick haben. So kön­nen Verantwortliche gewährleis­ten, dass das System effizient ar­beitet und Überraschungen bei der Betriebsprüfung ausbleiben.

Geschwindigkeitsplus

Mit einer digitalisierten Buchhal­tung lassen sich alle relevanten Daten effizienter erfassen, verar­beiten, auswerten und archivie­ren. Abläufe wie Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller vonstatten, be­triebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Der technologische Fortschritt bietet Firmen, die noch analog unter­wegs sind, zusätzliche Anreize für einen Wechsel. Cloud-basierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise modera­ten Kosten. Denn Firmen müs­sen Buchhaltungs-Software, Ser­ver und Backupmedien gar nicht erst anschaffen. Damit wird die digitalisierte Buchführung auch für kleinere Unternehmen eine Option.

Update für Verwaltungsvorschrift

Den Weg ebnet eine Verwal­tungsvorschrift. Das Bundesfinanzministerium(BMF) arbeitet derzeit an einer Neuauflage der »Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektroni­scher Form sowie zum Datenzu­griff« (GoBD) aus dem Jahr 2014. Sie soll laut BMF voraussichtlich noch im Sommer in Kraft treten. Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit bei der digitalen Buchführung sorgen und neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem auch ei­ne einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera erlauben.

Im Vorfeld einer Umstellung soll­ten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkon­figuration können weitreichen­de Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Fi­nanzbeamte womöglich den Vor­steuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zu­schätzungen vor. Die Folge kön­nen hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfer­tigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfron­tiert werden.

Augen auf!

Ein Umstieg auf digitale Buchfüh­rung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klä­ren, welche Maßnahmen zur Ein­haltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verant­wortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wie viel Zeit, Personal und Unterstüt­zung durch externe Dienstleister notwendig ist und die entspre­chenden Ressourcen in ausrei­chendem Umfang Vorhalten. Die Umstellung sollten Unterneh­men in kleinen Schritten nachei­nander vornehmen, nicht auf einmaL So lassen sich einzelne Kom­ponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Ge­gebenheiten anpassen und Feh­ler leichter korrigieren.

Der Schlüssel für eine erfolg­reiche digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen stehen vor der Heraus­forderung, dass die Buchhal­tungs-Software zu ihren Bedürf­nissen passt und nicht über- oder unterdimensioniert ist. Ent­scheidend ist eine fehlerfreie Integration der Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebun­den und gewährleisten mög­lichst eine digitale Datenüber­nahme ohne Verluste.

Betriebsprüfung bedenken

Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeu­tet etwa, dass sie einen Down­load der Daten für eine Betriebs­prüfung im erforderlichen For­mat zulassen. Wichtig sind um­fassende Testläufe, um das Funk­tionieren der Schnittstellen und Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungs­prozess aufwendige manuelle Korrekturen erforderlich sind.

Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungspersonals. Alte Verfahrensweisen muss es aufge­ben und neue Fertigkeiten ler­nen. Es genügt jedoch nicht, dass Buchhalter die neuen Program­me beherrschen. Firmenchefs sollten sicherstellen, dass betrof­fene Mitarbeiter mit den neuen GoBD vertraut sind und die Risi­ken kennen. Sinnvoll sind regel­mäßige Schulungen, die für steu­erliche Fallstricke sensibilisie­ren und Handlungssicherheit vermitteln.

Quelle: Baumagazin