Betriebsausflüge steuerlich absetzen

Mit einem Betriebsfest wollen viele Arzte ih­ren Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Betriebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungsprogramm, mögli­cherweise auch mit Übernachtung.

Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Praxisbe­sitzer pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto Steuer - und sozialabgabenfrei ausgeben. Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausge­schöpft. Unternehmen können den Betriebsausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren. So können Firmen die steuerlichen Abzugsmöglichkei­ten erweitern.

Neue gesetzliche Vorgaben schrän­ken den bisherigen Spielraum aller­dings ein. „Seit Anfang 2015 wird der Steuer- und abgabenfreie Höchstbe­trag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher“, betont Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüferund Steuerberater bei der Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. Durch das sogenannte Zollko­dex-Anpassungsgesetzt wird aus der ehemaligen Frei­grenze von 110 Euro pro Mitarbeiter ein Freibetrag.

Neues Gesetz mit weitreichenden Folgen

Mit der begrifflichen Änderung gehen einschneidende Änderungen einher. Nunmehr gelten nur noch die Kosten über dem Frei betrag als Steuer- und sozial ab­gabenpflichtiger Arbeitslohn. Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 94/10 und Az. VI R 7/11) fortan alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden. Dazu zählen etwa Kos­ten für den äußeren Rahmen wie Saalmiete oder Ver­anstalterhonorar. Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa die Lohnkosten für die Eventorganisation in Eigenregie. Zudem schreibt das neue Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Ge­samtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.

Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewinnen daher an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine betrieblich notwendi­ge Fortbildung zu ergänzen. In Frage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermit­teln. Dies können et­wa Sprach- und IT- Kurse oder Maß­nahmen zur Tea­mentwicklung sein.

Größerer finanzieller Puffer

Steuerlich handelt es sich dabei um „gemischte Veranstaltungen.“ Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermög­licht einer Arztpraxis einen größeren finanziellen Puf­fer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaub­ten Freibetrags.

Gemischte Veranstaltungen wecken schnell das Misstrauen der Finanzbehörden. Praxisbesitzer soll­ten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den betrieblichen Nutzen ausführlich erläutern. „Niedergelassene Arzte sollten die Kosten für die Be­triebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentieren und möglichst eindeutig zuordnen“, rät WWS-Experte Lambertz. „Dies lässt sich am bes­ten durch separate Rechnungen für die einzelnen Ver­anstaltungskomponenten gewährleisten“.

Lassen sich Aufwen­dungen wie Reisekosten nicht eindeutig dem Be­triebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, kann man sie auf einzel­ne Parts aufteilen. Maß­geblich ist laut Grundsatzurteil des Bundesfi­nanzhofs (Az. Gr S 1/06) der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Pro­grammpunkte.

Teilnahme für alle

Vorsicht: Steuerlich be­günstigt sind nur Be­triebsausflüge, die allen Mitarbeitern offen stehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen einen Ausflug machen. „Veranstaltungen mit eingeschränkter Teilnahme dürfen bestimmte Ar­beitnehmergruppen nicht bevorzugen“, sagt Lam­bertz. „Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveran­staltung im steuerlichen Sinne.“ Für alle Aufwendun­gen werden dann Steuern und Sozialabgaben fällig.

Fazit: Arbeit und Vergnügen lassen sich kombinie­ren, sollten aber strikt getrennt werden. So realisieren Praxisbesitzer einen gelungenen Betriebsausflug ohne steuerliche Überraschungen.

Quelle: Arzt & Wirtschaft

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Torsten Lambertz

Geschäftsführer,
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1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

Torsten Lambertz
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