Bei digitalen Rechnungen ist Vorsicht geboten

Elektronische Rechnungen bieten einige Fallstricke. Wirtschaftskanzlei WWS erklärt, was Unternehmen bei der Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und beachten müssen.

Immer mehr kleine und mittlere Firmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Wege. Doch die meisten sind sich über die zahlreichen Fallstricke, die mit digitalen Rechnungen einhergehen nicht bewusst. Die Wirtschaftskanzlei WWS aus Mönchengladbach bietet Unternehmen einige Tipps zumThema E-Invoicing.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen müssen, wie Papierrechnungen. Laut WWS werden beider Belegprüfung am Bildschirm leicht Fehler übersehen. Daher sollten Unternehmen den für die Rechnungsprüfung verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit der Rechnung prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic-Data-Interchange-Verfahren (EDI) automatisch gewährleisten. Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmenindividuellen Kontrollverfahren prüfen.

Archivierung digitaler Rechnungen

Vorsicht sollte man auch bei der Archivierung digitaler Rechnungen walten lassen. .Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus', betont WWS-Steuerberater Torsten Lambertz. .Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde.' Die Folge: Unternehmen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren Vorhalten.

Abrechnung per E-Mail

Falls ein Rechnungsempfänger eine Abrechnung per E-Mail erhält, so muss diesem bewusst sein, dass auch die E-Mail steuerrelevante Daten, wie etwa einen Hinweis auf Skonto enthalten kann. Daraus folgt, dass die Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen aufbewahren müssen. „Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit“, warnt WWS-Experte Lambertz. „Bei nachlässiger Handhabung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zudem können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5.000 Euro verhängen.“

Strenge Vorgaben bei der Bearbeitung digitaler Rechnungen

Auch die Bearbeitung digitaler Rechnungen folgt strengen Vorgaben, so müssen Unternehmen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur durch diese Maßnahmen bleibt die Originalität des Dokuments nachvollziehbar.

Einverständnis des Empfängers notwendig

Ohne das Einverständnis des Empfängers ist es Rechnungsstellern nicht erlaubt, Rechnungen digital zu senden. Unternehmen die sich der Situation noch nicht gewachsen fühlen, sollten deshalb laut WWS sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen. Doch Vorsicht: „Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt“, mahnt WWS-Berater Lambertz.

WWS-Fazit: E-Invoicing bietet Vorteile

Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen laut der Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungssteller sparen Kosten für Papier, Druck sowie Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt. Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. WWS plädiert deshalb an Unternehmen sich mit dem Thema E-Invoicing auseinanderzusetzen und sich mit den individuellen Vor- und Nachteilen von elektronischem Rechnungsaustausch zu befassen.

Quelle: IT-Business

Korrespondenz mit:

Torsten Lambertz

Geschäftsführer,
Diplom-Kaufmann (FH),
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Beruflicher Werdegang

1998 – 2001	Ausbildung zum Steuerfachangestellten
2001 – 2004	Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
2004	Diplom-Kaufmann (FH)
seit 2004	WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
2008	Prüfung und Bestellung zum Steuerberater
2010	Prüfung und Bestellung zum Wirtschaftsprüfer

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