E-Rechnungen: Die neuen Pflichten im Überblick

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde auch die Einführung einer obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen) ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Diese Maßnahme soll dabei helfen, die Digitalisierung voranzutreiben, die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu erhöhen und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Zudem soll künftig ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, um Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung zu senden.

Wichtig: Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, welche zum Beispiel per E-Mail versendet wird. Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Formate wie „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ in DATEV-Anwendungen erfüllen bereits diese Norm. Da es sich um einen europäischen Standard handelt, gibt es in jedem Mitgliedsstaat darauf basierende E-Rechnungsformate.

Übergangsregeln bis 31. Dezember 2027

Im ersten Schritt entfällt somit ab 1. Januar 2025 der Vorrang der Papierrechnung. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden, andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) aber nur noch mit Einwilligung des Empfängers. Im zweiten Schritt sind alle Unternehmen mit mehr als 800.000€ Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027 zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen, die weniger als diese Summe umsetzen, dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen ebenfalls unverändert eingesetzt werden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen B2B-E-Rechnungen versenden und ihre EDI-Systeme an die gesetzlichen Bestimmungen anpassen. Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über Fahrausweise.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Eine E-Rechnung übermittelt die Rechnungsinformationen elektronisch und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung. Sie stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar, der zumindest im ZUGFeRD-Format unsichtbar gemeinsam mit einem Belegbild übermittelt wird. Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck-, Papier-, Briefumschläge- und Portokosten
• Zeitersparnis durch schnellere Bearbeitung und frühzeitigen Zahlungseingang
• Reduktion von Eingabefehlern und vereinfachte Archivierung
• Verbesserung der Qualität der Buchführung
• Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch
• Beschleunigung der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen
• Belege jederzeit über die Cloud verfügbar

WWS-Gruppe bereits auf E-Rechnungspflicht vorbereitet

Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Umstellung auf E-Rechnungen beschäftigen und die notwendigen technischen Voraussetzungen schaffen. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert Zeit und Know-how. Zu den Maßnahmen gehören geeignete Softwarelösungen und Systeme zur revisionssicheren Speicherung der digitalen Belege. Wir als WWS-Gruppe haben bereits zahlreiche Unternehmen beim Aufsetzen des neuen digitalen Finanzbuchhaltungsprozesses begleitet. Als „Digitale DATEV-Kanzlei“ arbeiten wir intensiv an der Einführung mit den in den DATEV-Programmen verwendeten Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ als etablierte Standards für elektronische Rechnungen im Mittelstand und unterstützen Sie daher gerne und kompetent bei der Implementierung der E-Rechnung-Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Hintergrund-Informationen

• Hinweise zur E-Rechnungspflicht ab 2025
• E-Rechnung mit DATEV
• BMF-Schreiben zur Ausstellung von E-Rechnungen
• E-Rechnung in Deutschland der Finanzverwaltung NRW