04.2021

Ordnungsgemäße Kassenführung: TSE-Pflicht ab 01.04.2021

Steuerpflichtige, die ihre Kassen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme führen, sind seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet diese mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) aufzurüsten. Diese Frist wurde auf den 31. März 2021 verlängert, sofern belegt werden kann, dass die Umrüstung der Kasse bis zum 30. September 2020 in Auftrag gegeben wurde (Siehe Mandanteninformation Ausgabe 5/2020 / PDF). Nach aktuellem Stand (7. März 2021) soll es keine Verlängerung dieser Länderfristen geben.

Elektronische Registrierkassen (gilt nicht für PC-Kassen), die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und die bedingt ihrer Bauart nicht mit einer zTSE ausgerüstet werden können und die Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2020 erfüllen, dürfen übergangsweise längstens noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden.

Gemäß § 148 AO besteht für Systeme mit Cloud-TSE und für bis zum 30. September 2020 bestellten und bislang nicht gelieferten Systemen die Möglichkeit, einen Antrag auf Verlängerung der Frist zu stellen.

INHALTSVERZEICHNIS

I. Anforderungen an elektronische Kassensysteme

II. Was versteht man unter TSE

III. Die steuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten

IV. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zTSE

V. Neues zur Belegausgabepflicht

VI. Meldepflicht beim Finanzamt

VII. Kassennachschau

VIII. Rechtsgrundlagen

I. Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Für Kassen, die mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme geführt werden, gelten folgende Anforderungen:

Einzelaufzeichnungspflicht
Belegausgabepflicht
Verpflichtung zur Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme
Sanktionen von Verstößen

Zusätzliche, nicht angekündigte Kontrollen im Rahmen einer Kassennachschau

HINWEIS:

Von der TSE-Pflicht ist die Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ ausgenommen. Als offene Ladenkasse gilt eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnung ohne Einsatz technischer Hilfsmittel. (Aufbewahrung des Bargeldes erfolgt z.B. in Geldkassetten oder anderen Aufbewahrungsutensilien). Eine Checkliste zur offenen Ladenkasse finden Sie über diesen Link.

Verfahrensdokumentation:

Wie bereits bekannt, ist für eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern nach GoBD eine Verfahrensdokumentation unabdingbar. Wir weisen an dieser Stelle auf die Ergänzung der Dokumentation bezogen auf die Kassenführung hin.

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II. Was versteht man unter TSE?

Mittels einer technischen Sicherheitseinrichtung werden alle Geschäftsvorfälle (auch: Belegabbrüche oder Stornierungen) nummeriert, mit einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur versehen und gespeichert. Zudem muss die Möglichkeit bestehen diese bei Aufforderung zusammenzufassen und zu exportieren. Im Grunde ist die Zertifizierung „technologieoffen“, d.h. grundsätzlich ist als TSE jedes Medium (USB-Stick, SD-Card, Netzwerk-TSE oder Cloud-TSE) erlaubt, sofern die einzelnen Zertifizierungsvorgaben erfüllt werden. Erfolgt die Archivierung der steuerlich relevanten Daten auf einem Server im Drittland ist ein Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde zu stellen (§ 146 Abs. 2b AO).

Der Einsatz einer zTSE erfordert für den Austausch der Daten eine digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K). Mit Hilfe dieser Schnittstelle wird der Datenexport der gesetzlich erforderlichen Einzelaufzeichnungen aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem im Rahmen der Datenträgerüberlassung bei einer Kassennachschau oder steuerlichen Außenprüfung für die Finanzverwaltung gewährleistet.

HINWEIS:

Sollte es zu einem Ausfall bzw. zu einer technischen Störung kommen, so muss sofort gehandelt und jeder Schritt dokumentiert werden. Ein im Vorhinein festgelegtes Handlungskonzept sollte im Rahmen der Verfahrensdokumentation aufgenommen werden.

Die im Rahmen einer zTSE verwendeten Sicherheitszertifikate sind i. d. R. auf eine Laufzeit von 5 Jahren begrenzt. Daher ist regelmäßig eine Re-Zertifizierung oder ggf. der Austausch der TSE erforderlich. Hier ist zu beachten, dass die Laufzeit der TSE in keinem Zusammenhang mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen steht. Im Falle, dass die TSE nach 5 Jahren ausgetauscht wird, müssen die darin enthaltenen Daten revisionssicher 10 Jahre aufbewahrt werden.

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III. Die steuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten

Die Einzelaufzeichnungspflichten gelten unabhängig der Gewinnermittlungsart.
Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen lückenlos, unmittelbar und zeitnah vorgenommen werden. Bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss ein System verwendet werden, welches jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Was bedeutet dies für die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme?

Das Kassensystem muss folgende Grunddaten erfassen:

Eindeutige Bezeichnung der verkauften Artikel
Anzahl/Menge der verkauften Artikel
Der endgültige Einzelverkaufspreis (muss mit dem Preisaushang übereinstimmen)
Der dazugehörige Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Vereinbarte Preisminderung
Die Zahlungsart (getrennt nach den einzelnen Zahlungswegen)
Das Datum und den Zeitpunkt des Umsatzes
Grundsätzlich Name und die Anschrift des Vertragspartners

Branchenerleichterungen: Kundendaten müssen nicht erfasst werden, wenn diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden. Zum Beispiel werden PC-Kassen im Einzelhandelsgeschäft ohne Kundenverwaltung genutzt. Die Namen der Kunden werden bei den Bargeschäften nicht erfasst und nicht bereitgestellt. Daraus ergibt sich, dass bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit implementierter Kundenverwaltung diese Kundendaten auch aufzuzeichnen sind.

HINWEIS:

Sowohl in den Grunddaten als auch auf dem Ausdruck auf dem Beleg müssen die Zahlungsarten getrennt ausgezeichnet werden. (z.B. Bei einem Rechnungsbetrag i.H.v. 35,00 € und 2 Zahlungsarten: Bar 10,00 € und Master-Card 25,00 €).

Sonderfall Warengruppen: Eine Warengruppenprogrammierung ist nur dann möglich, wenn der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden und die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich ist.

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IV. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zTSE

Zu den elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen gehören z.B. auch:

Warenwirtschaftssysteme mit Kassenmodul/-funktion
Hotelsoftware mit Kassenmodul/ -funktion
Warenwirtschaftssysteme mit Kassenmodul/ -funktion (z.B. Apotheke, Autohäuser etc.)
Waagen-, Kassen- und Abrechnungs-Systeme
Faktura Programme mit Kassenmodul/ -funktion, auch dann, wenn es sich um eine optionale zuschaltbare Kassenfunktion handelt.
PC-, Kassen- und Abrechnungs- Systeme
u. a.

Explizit ausgenommen von der zTSE-Pflicht werden:

Fahrschein-, Waren- und Dienstleistungsautomaten
Elektronische Buchhaltungssysteme
Taxameter und Wegstreckenzähler
Elektronisches Kassenbuch, das nicht der Abwicklung von Zahlungen und NUR der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte dient (Es fehlt die Abrechnungsfunktion)
Elektronisches Aufzeichnungssystem ohne Kassenfunktion

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V: Neues zur Belegausgabepflicht:

Seit dem 01.01.2020 gilt die Belegausgabepflicht. Sie gilt auch für solche Registrierkassen, die unter die Übergangsregelung fallen und bis längstens zum 31.12.2022 genutzt werden können.

Die ausgabepflichtigen Belege müssen mindestens folgende Bestandteile enthalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Die Transaktionsnummer
Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung entsprechend einer Steuerbefreiung gilt
Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Betrag je Zahlart, Signaturzähler, Prüfwert
Zusätzlich sind alle umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung zu beachten.

Bitte überprüfen Sie Ihre mit dem zTSE-System ausgestatteten Systeme auf die Vollständigkeit der Angaben.

Die Befreiung von der Belegausgabepflicht kann auf Antrag erfolgen, sofern die Artikel an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden, eine sachliche Härte vorliegt und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird.

Der Beleg kann auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Dabei muss dem Belegempfänger nach Abschluss des Vorgangs die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme gegeben werden. Die alleinige Sichtbarmachung eines Beleges z.B. auf dem Kassendisplay ist unzureichend. (Die Möglichkeiten der Bereitstellung kann z.B. als Downloadlink, QR-Code, E-Mail, NFC-Technologie, Messenger wie SMS oder WhatsApp, Kunden-App, Kundenkarte, Kundenkonto erfolgen).

HINWEIS:

Bitte stellen Sie schon vorab sicher, dass die Daten exportiert werden können und lesbar sind. Im Rahmen der Verfahrensdokumentation sollte dokumentiert werden, wie bzw. welche Daten und in welchem Format zu exportieren sind.

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VI: Meldepflicht beim Finanzamt

Die Mitteilung ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu übermitteln. Derzeit (Stand 03/2021) ist jedoch von der Meldepflicht bis zum Einsatz einer elektronischen Übertragungsmöglichkeit abzusehen. Die Bekanntgabe des Einsatzzeitpunktes der elektr. Übermittlungsmöglichkeit erfolgt gesondert im Bundessteuerblatt Teil I.

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VII: Kassennachschau

Ab April 2021 ist wird eine vermehrte Durchführung von Kassennachschauen erwartet. Im Vordergrund der Kassennachschau steht die Überprüfung des Einsatzes gesetztes-konformer elektronischer Aufzeichnungssysteme (Kassen) und deren ordnungsgemäße Funktionsweise (zTSE). Im Rahmen der Kassennachschau wird auch die Gewährleistung des Datenexports nach einheitlicher Schnittstelle bei Nutzung einer zTSE per Datenträgerüberlassung geprüft.

Weitere Bestandteile einer Verfahrensdokumentation können u.a. Aufzeichnungen zu folgenden Vorgängen sein:

Trinkgelder
Gutscheine
Durchlaufende Posten
Geldaufbewahrung
Passwörter / Zugangsdaten / Bedienerschlüssel / Zugangsrechte
Cloud-TSE/Netzwerk-TSE (Exportmöglichkeiten)
Schnittstellen/Datenträger für eine Datenträgerüberlassung
etc.

Eine Kassennachschau ist grundsätzlich anlasslos und erfolgt unangekündigt. Im Zuge dessen dürfen betrieblich genutzte Grundstücke und Räume betreten werden. Dabei haben Amtsträger das Recht, Unterlagen und Belege zu scannen bzw. zu fotografieren. Für die Betretung der Wohnräume bedarf es einer Zustimmung. Eine Ausnahme stellen gemischt genutzte Grundstücke und Räume dar. Diese werden vollumfänglich der betrieblichen Sphäre zugordnet und dürfen von den Amtsträgern betreten werden. Das Betreten ist jedoch nur während der üblichen Geschäftszeiten zulässig. Außerdem muss sich der Amtsträger mit seinem Dienstausweis kenntlich machen und eine schriftliche Mitteilung über die Durchführung einer Kassennachschau übergeben. Der Mandant hat die Kassennachschau zu dulden und ist verpflichtet mitzuwirken. Die Einsichtnahme in die Kassenaufzeichnungen und
-Buchungen kann im Rahmen von maschinell verwertbaren Datenträgern zur Verfügung gestellt werden oder durch den direkt lesenden Zugriff des Amtsträgers auf das elektronische Aufzeichnungssystem sowie der Systemprüfung erfolgen. Dabei müssen die Kosten für die Datenüberlassung vom Steuerpflichtigen getragen werden.

Die Gefahr einer Kassennachschau kann durch den freiwilligen Ausweis der in einem QR-Code auf dem ausgabepflichtigen Beleg ausgewiesenen TSE-Daten reduziert werden. Mittels des QR-Codes kann die Finanzverwaltung im Rahmen eines Testkaufs die Daten verifizieren und ggf. von einer Kassennachschau absehen.

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VIII. Rechtsgrundlagen

Abgabenordnung (AO)•ins. § 146 ff. sowie § 379
BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften vom 26.10.2010 (Kassenrichtlinie)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des BMF vom 14.11.2014 (GoBD)
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (Kassengesetz)
Kassensicherungsverordnung vom 26.09.2017 (KassenSichV)
Anwendungserlass zu § 146b AO vom 29.05.2018 (Kassennachschau)
Anwendungserlass zu § 146 AO vom 19.06.2018 (Einzelaufzeichnungspflicht)
BMF-Schreiben zu EC-Kartenumsätzen an DIHK, HDE, ZDH vom 29.06.2018 (Az. IV A 4 - S 0316/13/10003-09)
Anwendungserlass zu § 146a AO vom 17.06.2019 (tSE/Belegausgabe)
BMF-Schreiben: „Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des
146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem
31. Dezember 2019“ bis 30.09.2020 vom 06.11.2019 (BMF-Schreiben Nichtbeanstandung)
Technische Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) (in laufender Aktualisierung): TR-03153/ TR-03151 (Secure Element API)/ TR-03116 (Kryptographische Vorgaben)