03.2025
Erstattung von Vorsteuerbeträgen aus EU-Mitgliedstaaten
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren stellt eine wichtige Möglichkeit für inländische Unternehmer dar, die im Ausland gezahlte Vorsteuer zurückzufordern. Es dient der Entlastung von Unternehmen und soll sicherstellen, dass die Mehrwertsteuer innerhalb der Europäischen Union neutral wirkt. Allerdings unterliegt das Verfahren einer Reihe von spezifischen Regelungen, die Unternehmer genau kennen und einhalten müssen.
In Deutschland ansässige Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können die im Ausland gezahlte Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen erstattet bekommen. Typische Szenarien, in denen Vorsteuer im Ausland anfällt, sind Geschäftsreisen, der Besuch oder die Teilnahme an Messen sowie die Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder der Erwerb von Waren im Ausland ohne grenzüberschreitende Lieferung. Das Vergütungsverfahren richtet sich an Unternehmer, die im jeweiligen EU-Mitgliedstaat keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen. Dies bedeutet, dass sie in diesem Land nicht dem regulären Besteuerungsverfahren unterliegen und keine Umsatzsteuer-Anmeldungen abgeben müssen. Damit sind in der Regel Unternehmen begünstigt, die in den EU-Mitgliedstaaten keine Niederlassungen haben, dort aber Leistungen mit ausländischer Umsatzsteuer bezogen haben.
Elektronische Antragstellung über das Bundeszentralamt für Steuern
Der Antrag auf Erstattung von Vorsteuerbeträgen muss einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten in elektronischer Form über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (www.bzst.de) eingereicht werden. Hierfür ist eine Authentifizierung erforderlich, sodass Unternehmer sich vor der Antragstellung entsprechend registrieren müssen. Das Bundeszentralamt überprüft die Vollständigkeit und Formalität des Antrags und leitet ihn an die zuständige Behörde im jeweiligen Erstattungsstaat weiter. Unternehmer sollten dabei beachten, dass die Bearbeitungszeiten variieren können, da jedes Land eigene Verfahrensabläufe hat.
Ein Vergütungsantrag muss zahlreiche Angaben enthalten. Neben den allgemeinen unternehmerischen Daten sind detaillierte Informationen zu den Rechnungen oder Einfuhrdokumenten erforderlich. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Adresse des Lieferanten oder Dienstleisters
- Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
- Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Steuerbetrag und Steuersatz
Zusätzlich verlangen einige Mitgliedstaaten, dass elektronische Kopien der Originalrechnungen und Einfuhrbelege beigefügt werden, insbesondere wenn das Entgelt für den Umsatz oder die Einfuhr 1.000 Euro oder mehr beträgt. Bei Rechnungen über Kraftstoffe gilt diese Regel bereits ab einem Betrag von 250 Euro.
Fristen und Vergütungsgrenzen
Die Antragsfrist für die Erstattung endet spätestens am 30. September des Jahres, das auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgt. Entscheidend ist der rechtzeitige Eingang des Antrags beim Bundeszentralamt für Steuern. Unternehmer sollten diese Frist unbedingt einhalten, da nachträgliche Anträge in der Regel nicht mehr berücksichtigt werden. Die Vorsteuervergütung ist an Mindestbeträge geknüpft. Der erstattungsfähige Betrag muss mindestens 50 Euro (oder den entsprechenden Betrag in der jeweiligen Landeswährung) betragen. Für Anträge, die sich auf einen Zeitraum von weniger als einem Jahr, jedoch mindestens drei Monaten beziehen, liegt die Mindestgrenze bei 400 Euro.
Nicht alle im Ausland gezahlten Vorsteuerbeträge können erstattet werden. Die Regelungen unterscheiden sich erheblich zwischen den Mitgliedstaaten. So gibt es teilweise erhebliche Einschränkungen bei bestimmten Kostenarten, beispielsweise:
- Repräsentations- und Bewirtungskosten
- Aufwendungen für Fahrzeuge
- Kraftstoffkosten
Unternehmer sollten sich vorab über die spezifischen Regelungen des jeweiligen Landes informieren. Zudem können sich die Voraussetzungen für die Erstattungsfähigkeit durch Änderungen der nationalen Gesetzgebung kurzfristig ändern. Eine enge Abstimmung mit Steuerberatern oder spezialisierten Dienstleistern kann helfen, Fehler zu vermeiden.
Bedeutung des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist ein wesentliches Instrument zur Vermeidung von steuerlichen Wettbewerbsnachteilen innerhalb der EU. Es trägt dazu bei, dass Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, nicht doppelt besteuert werden und die Mehrwertsteuer dort tragen müssen, wo sie ihre unternehmerische Leistung erbringen. Gleichzeitig stellt es sicher, dass die Steuerneutralität gewahrt bleibt und die Belastung der Unternehmen auf ein Minimum reduziert wird.
Unternehmer, die Vorsteuerbeträge aus EU-Mitgliedstaaten erstattet bekommen möchten, sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen und Fristen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens vertraut machen. Die elektronische Antragstellung über das Bundeszentralamt für Steuern bietet eine effiziente Möglichkeit, die Anträge zentral einzureichen. Dennoch erfordert das Verfahren ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt, da Fehler oder unvollständige Angaben zur Ablehnung des Antrags führen können. Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung können Unternehmen jedoch von den Vorteilen dieses Verfahrens profitieren und ihre steuerliche Belastung im Ausland erheblich reduzieren. Eine enge Zusammenarbeit mit den Steuerberater:innen der WWS-Gruppe hilft dabei, Fehler zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.
Korrespondenz mit:
Geschäftsführer, Diplom-Finanzwirt (FH), Steuerberater, Fachberater für internationales Steuerrecht
Tel.: 0241 886 96-0
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