01.2020, Gebäudehülle

Titel für Entscheider im Bereich Fassade, Fenster und Glas


Das digitale Fahrtenbuch

ZUM NACHWEIS VON DIENSTWAGENFAHRTEN WERDEN ELEKTRONISCHE FAHRTENBÜCHER IMMER BELIEBTER. JEDOCH MÜSSEN DIE GERÄTE DEN STRENGEN ANFORDERUNGEN DES FISKUS GENÜGEN. WANN AKZEPTIERT DAS FINANZAMT DIE DIGITALE VARIANTE UND WANN NICHT?

FÜR VIELE FACH- UND FÜHRUNGSKRÄFTE ist der Fir­menwagen Mobilitätsgarant und Statussymbol. Für das Finanzamt hingegen sind Dienstwagen ein Grund, bei der Steuererklärung genauer hinzusehen. Insbesondere beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern prüfen Finanzbeamte gerne, ob die Aufzeichnungen von dienst­lichen und privaten Fahrten den steuerrechtlichen Vor­gaben entsprechen. Denn die Technik hat zuweilen auch ihre Tücken und entspricht häufig nicht den gesetzlichen Anforderungen.

PRIVATNUTZUNG ALS GELDWERTER VORTEIL

Firmen sollten sich bei der Anschaffung digitaler Fahrtenbücher eingehend mit den steuerlichen Fallstricken beschäftigen. Nur so lässt sich vermeiden, dass Dienstwagenfahrern am Ende ihre Steuervorteile abhandenkommen. Firmenwagen sind nicht von ungefähr ein beliebtes Privileg. Solange laut Arbeitsvertrag nichts dagegen spricht, können Inhaber den Pkw auch privat fahren. In einer Privatnutzung sieht der Fiskus jedoch einen geldwerten Vorteil, den er versteuert. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten Ein-Prozent-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann Dienstwagennutzern erhebliche Steuervorteile bringen, insbesondere wenn sie den Wagen nicht so oft privat nutzen. Doch wer hierbei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur Ein-Prozent-Regelung verdonnert.

DAS ELEKTRONISCHE FAHRTENBUCH

Die Digitalisierung macht auch hier Autofahrern das Leben einfacher. Das Führen eines Fahrtenbuchs aus Papier ist aufwändig, und die Aufzeichnungen werden von Finanzbeamten bei Unstimmigkeiten schnell verworfen. Elektronische Fahrtenbücher können eine sichere Methode sein, eine pauschale Besteuerung zu vermeiden - vorausgesetzt die Dokumentation entspricht den Vorgaben des Fiskus. Jedoch: Die Beweislast der Ordnungsmäßigkeit trägt der Steuerpflichtige. Für Firmen ist es daher wichtig, eine rechtskonforme technische Lösung zu finden. Es gibt viele Anbieter, die Kunden „finanzamtssichere“ Programme verkaufen. Auf solche Versprechen allein sollten sich Unternehmen jedoch nicht verlassen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte zusätzlich seinen steuerlichen Berater konsultieren und dessen Erfahrungen mit einschlägigen Produkten nutzen.

VORGABEN NAHEZU IDENTISCH

Bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Einen wesentlichen Unterschied gibt es dennoch: Egal ob sich Firmen für ein Navigationssystem mit Fahrtenbuch, eine Fahrtenbuch-App oder eine Fahrtenbuch-Software mit Adapter für Service-Schnittstellen entscheiden: Steuerzahler müssen gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert unter anderem, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Oder solche Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Auch muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch somit nicht in Frage.

AUF VOLLSTÄNDIGKEIT UND RICHTIGKEIT KOMMT ES AN

Von zentraler Bedeutung sind die Vollstän­digkeit und Richtigkeit der erfassten Fahr­ten. Dazu zählt das Datum, der Kilometer­stand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner so­wie Reiseziel und Reisezweck. Dienstwagen­nutzer müssen berufliche Anlässe zutreffend und nachvollziehbar beschreiben. Bei Fahr­ten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte ge­nügt ein kurzer Vermerk, Privatfahrten sind lediglich als solche zu kennzeichnen und die gefahrene Strecke zu dokumentieren. Grund­sätzlich nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut ei­nem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuerzahler in sol­chen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah hündisch in das Fahrtenbuch eintragen (Az. 3 K 107/18).

Das beste Mittel zur Fehlervermeidung ist eine kontinuierliche Selbstüberprüfung. Steuerzahler sollten vor allem sicherstel­len, dass der Kilometerstand im Fahrten­buch mit externen Informationen wie etwa Werkstattrechnungen übereinstimmt. Da­rüber hinaus können Firmenwagenfahrer viele Fehler vermeiden, indem sie ihre Dokumentation immer zeitnah nach Fahrtende vornehmen. Einträge sollten innerhalb von sieben Tagen erfolgen. So lassen sich gedächtnisbedingte Informationsverluste am besten vermeiden.

UMSTIEG ZUM JAHRESENDE ODER BEI FAHRZEUGWECHSEL

Beim Umstieg auf ein elektronisches Fahr­tenbuch ist der richtige Zeitpunkt entschei­dend. Der Wechsel sollte möglichst zum Jah­res- oder mit dem Fahrzeugwechsel erfolgen. So können Dienstwagenfahrer Nachfragen oder gar Missverständnisse auf Seiten des Fi­nanzamtes vermeiden und die Vorteile ihres Firmenwagens unbeschwert genießen.

Quelle: Gebäudehülle

Korrespondenz mit:

Mark Schiffer
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Tel.: 02166 971-0
Fax: 02166 971-200
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